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Changer de mutuelle d’entreprise : les étapes à suivre
Un changement de mutuelle d’entreprise peut être motivé par plusieurs raisons : des cotisations trop élevées, des prestations jugées insuffisantes ou encore une mauvaise qualité de service. Quel que soit le motif, l’employeur doit faire preuve de méthodologie et respecter un cadre légal lors d’un changement de complémentaire santé. Dans cet article, nous vous présentons la procédure pour changer de mutuelle d’entreprise, étape par étape.
Est-ce possible de changer de mutuelle d’entreprise ?
Depuis la loi ANI de 2016, les employeurs du secteur privé ont l’obligation de proposer une complémentaire santé à l’ensemble de leurs salariés. La mutuelle d’entreprise offre une couverture sociale aux employés, en prenant en charge les frais de santé non couverts par l’Assurance Maladie. L’employeur doit participer à hauteur d’au moins 50% du montant des cotisations, le reste étant à la charge du salarié.
L’employeur a la possibilité :
- De choisir l’organisme assureur de son choix, tant que le contrat respecte les minima de couverture imposés par la législation, ainsi que les spécificités sectorielles ;
- De changer de mutuelle d’entreprise à tout moment, sans frais ni pénalités, au terme de la première année de souscription. En effet, depuis l’instauration du principe de la résiliation infra-annuelle (loi n°2019-733 du 14 juillet 2019, complétée par le décret n°2020-1438 du 24 novembre 2020), l’employeur n’a plus besoin d’attendre la date d’anniversaire du contrat pour résilier sa mutuelle. Cependant, il doit respecter le préavis indiqué dans les conditions générales du contrat. Avant de procéder à la résiliation de la mutuelle d’entreprise, il est impératif de souscrire un nouveau contrat de complémentaire santé. En effet, les salariés doivent bénéficier d’une couverture santé continue, sans aucune interruption.
Le mot “mutuelle” est entré dans le langage courant pour désigner le contrat d’assurance santé (aussi appelé complémentaire santé) proposé par tout type d’organisme, que ce soit une mutuelle, une compagnie d’assurance, ou encore une institution de prévoyance. Il s’agit d’une confusion entre le statut de l’organisme assureur et le produit proposé (la complémentaire santé). À noter qu’il existe des différences fondamentales entre une mutuelle et une compagnie d’assurance, qui découlent de leur statut juridique.
Quels critères prendre en compte pour changer de mutuelle d’entreprise ?
Le marché de la mutuelle collective présente une grande diversité d’acteurs et les offres proposées ne sont pas toujours faciles à déchiffrer. Pour choisir la meilleure mutuelle d’entreprise, suivez le guide :
Vérifier que le contrat suive les recommandations sectorielles
Pour un changement de mutuelle d’entreprise optimal, il faut commencer par s’intéresser au respect ou non des obligations conventionnelles par le contrat. Au-delà des dispositions réglementaires communes à tous, vous devez en effet vérifier si votre branche professionnelle prévoit un accord de branche sur le régime des frais de santé.
S’assurer du caractère responsable du contrat
Dans le cas d’un contrat dit “responsable”, les cotisations versées seront exonérées de charges sociales, déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise, et la taxe spéciale sur les conventions d’assurance sera fortement diminuée. En outre, vos salariés pourront bénéficier d’un meilleur remboursement de leurs frais de santé lorsque le parcours de soins coordonnés est respecté. Aujourd’hui, presque tous les contrats sont responsables (environ 95% !), mais n’hésitez pas à poser la question en cas de doute.
Se pencher sur les besoins des salariés
Avant de choisir un contrat, nous vous invitons à étudier les besoins de vos collaborateurs en matière de santé. En effet, la meilleure complémentaire santé sera celle qui répondra au mieux aux attentes de vos salariés. Tout d’abord, c’est votre secteur d’activité qui va définir les besoins de vos salariés. Par exemple, les salariés portant des charges lourdes apprécieront la prise en charge de consultations d’ostéopathie, tandis que les salariés travaillant derrière un ordinateur pourront avoir d’un renfort de prise en charge sur l’optique. D’autres critères peuvent être étudiés, tels que la moyenne d’âge des salariés ou leur situation familiale.
Vous souhaitez évaluer les besoins en santé de vos salariés mais ne savez pas comment vous y prendre ? Jaji vous propose de récolter anonymement les besoins de vos collaborateurs.
Étudier les garanties souscrites, leurs niveaux de remboursement et les renforts disponibles
Les complémentaires santé ne proposent pas toutes les mêmes garanties. Chaque garantie est associée à un niveau de remboursement. Généralement, les contrats complémentaires vous proposeront trois niveaux de garanties : un contrat “basique”, un contrat intermédiaire et un contrat premium.
Les salariés ont généralement une préférence pour les couvertures santé qui s’étendent à leurs ayants-droits (enfants, conjoints et ascendants notamment). Une mutuelle d’entreprise qui couvre les ayants-droits est donc à privilégier, à titre obligatoire ou facultatif.
Étudier l’offre tarifaire
On estime que le coût de la complémentaire santé pour l’employeur peut varier de 20€ à 150€ par mois et par salarié. Avant de faire votre choix, nous vous recommandons de demander des devis à différents organismes. Inutile de s’éparpiller, deux ou trois devis suffiront ! Le prix ne doit pas être l’unique critère : si vous voulez faire de votre mutuelle d’entreprise un atout de différenciation, il ne s’agit pas de trouver le contrat le moins cher, mais de trouver le meilleur équilibre entre les postes de santé couverts et le prix que vous et vos salariés allez payer chaque mois.
Se renseigner sur la qualité du service client
À l’heure de la digitalisation, vos employés sont en recherche de simplicité et de rapidité. Avoir une communication fluide avec l’organisme assureur est primordiale dans la perception de la qualité de valeur de la complémentaire santé. Pour le vérifier, nous vous invitons à regarder les avis des clients (site, avis Google, forums…) et à interroger l’organisme envisagé sur des points précis.
Analyser les éléments contractuels
Les conditions du contrat de complémentaire santé peuvent peser dans la balance. Avant toute souscription, nous vous recommandons de les étudier et de vous pencher notamment sur les exclusions de garanties. Pour information, inutile de vous questionner sur le délai de carence en collectif, il ne s’applique que pour les contrats individuels.
Se renseigner sur la philosophie et les valeurs de l’organisme
Parmi tous les acteurs de l’assurance santé, c’est l’élément qui peut faire la différence ! Si vous avez entamé une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), vous pouvez vous orienter vers une mutuelle plutôt qu’une compagnie d’assurance. Choisir une mutuelle peut, en effet, souligner votre envie d’œuvrer pour une santé plus inclusive et solidaire.
En suivant cette méthodologie, vous serez apte à proposer la meilleure complémentaire santé à vos employés. N’oubliez pas qu’une mutuelle optimale représente un investissement dans le capital humain de votre entreprise, qui peut contribuer à la satisfaction, à la rétention et à la productivité des salariés.
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Changer de mutuelle d’entreprise : la procédure
Pour mettre en place un régime de frais de santé collectif, le modifier ou bien résilier le contrat de mutuelle d’entreprise, l’employeur peut :
- Suivre la convention collective ou l’accord de branche, s’ils existent ;
- Entamer une négociation avec les représentants du personnel, si aucun accord de branche n’existe ;
- Rédiger une DUE (décision unilatérale de l’employeur) si les négociations n’aboutissent pas, mais également dans les entreprises de moins de 50 salariés.
Dans tous les cas, l’entreprise qui change de mutuelle collective doit toujours informer les salariés et les représentants du personnel, peu importe le procédé utilisé.
Le changement de mutuelle d’entreprise dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE)
La décision unilatérale de l’employeur (DUE) est l’un des actes juridiques qui permet au dirigeant d’entreprise de mettre en place une nouvelle mutuelle au sein de son entreprise. Il s’agit de la procédure la plus simple, car elle vous permet de vous affranchir de l’accord du personnel. Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous devrez toutefois consulter les instances de représentation du personnel, mais leur avis n’est que consultatif.
La nouvelle DUE doit préciser les conditions de souscription et comporter les mentions suivantes :
- Les bénéficiaires du contrat d’assurance ;
- Les cas de dispense d’adhésion ;
- La situation des ayants-droit ;
- Le niveau des garanties ;
- Le taux et le délai de remboursement ;
- Le montant des cotisations ;
- La date d’effet du contrat et sa durée de validité ;
- Les modalités de révision, de renouvellement ou de résiliation.
L’employeur devra également informer les salariés de la mise en place du contrat. La preuve de l’information peut se faire de deux manières :
- Adresser individuellement un courrier recommandé avec accusé de réception à chaque salarié concerné ;
- Remettre la DUE en main propre contre décharge en faisant signer une liste d’émargement aux salariés concernés.
La principale difficulté de la DUE se trouve dans l’exigence de sa rédaction, c’est pourquoi chez Jaji nous vous proposons de vous épauler pour garantir la conformité de votre DUE. Au moment de l’intégration, vous aurez la possibilité de télécharger un modèle de lettre de DUE, de la personnaliser en trois clics, puis de l’envoyer à vos employés.
Changer de mutuelle d’entreprise pour Jaji
Jaji est une nouvelle mutuelle d’entreprise 100% digitale qui met la technologie et l’innovation au cœur de sa stratégie pour garantir une expérience simple, fluide et surtout engagée. Nous nous adressions spécifiquement aux entreprises rattachées aux 3 conventions collectives suivantes :
- La convention Syntec numérique (startups, éditeurs de logiciels, cabinet de conseils, agences digitales, etc.) ;
- La convention de la Publicité (agences de publicités et communication) ;
- La convention des cabinets d’experts-comptables.
Jaji vous propose des garanties personnalisées répondant aux exigences spécifiques de ces trois secteurs d’activité. Chez Jaji, nous nous occupons également des démarches de résiliation de votre contrat actuel et vous accompagnons dans la mise en place de votre nouvelle mutuelle d’entreprise.
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