Tout savoir sur la décision unilatérale de l’employeur (DUE)
Vous souhaitez mettre en place un régime de protection sociale complémentaire au sein de votre entreprise ? Sachez qu’une telle décision doit respecter des modalités précises, et notamment être encadrée par un acte juridique. L’une des solutions qui s’offrent à vous est la décision unilatérale de l’entreprise (DUE). Mais de quoi s’agit-il précisément ? Que doit contenir ce document ? Et comment respecter l’obligation d’information requise ?
Nous vous expliquons tout dans cet article. Suivez le guide.
Décision unilatérale de l’employeur (DUE) : de quoi parle-t-on ?
Une DUE, ou décision unilatérale de l’employeur, est un document écrit dans lequel l’employeur s’engage à accorder à ses salariés un avantage supplémentaire, qui n’est pas mentionné dans les contrats de travail ou les accords collectifs. Il s’agit d’un engagement unilatéral d’un employeur envers ses salariés. Les dispositions de la DUE ne peuvent pas être moins favorables que ce que prévoit la loi, les accords collectifs ou les contrats de travail.
Voici quelques possibilités d’utilisation d’une DUE :
- La mise en place d’un contrat d’assurance santé ou d’une prévoyance ;
- La mise en place d’un plan d’épargne d’entreprise, intéressement ou participation ;
- Une prime de partage de la valeur ;
- Des jours de congés supplémentaires ;
- Etc.
En pratique, la DUE est principalement utilisée pour acter la mise en place d’une complémentaire santé ou d’un contrat de prévoyance, notamment pour les petites entreprises type TPE / PME.
La mise en place d’une complémentaire santé est une décision importante et impose donc un certain formalisme. L’article 911.1 du Code de la Sécurité sociale régit les procédures possibles pour mettre en place une complémentaire santé collective en entreprise. Pour être effective, elle doit être formalisée soit par l’un de ces trois moyens :
- Un accord collectif avec les représentants du personnel ;
- Un référendum auprès des salariés : dans ce cas, ce sont les salariés qui votent pour choisir leur mutuelle d’entreprise ;
- Une DUE (décision unilatérale de l’employeur).
Je souhaite en savoir plus sur la génération de la DUE
La DUE présente l’avantage majeur d’offrir une alternative à la signature négociée d’un accord d’entreprise ou à la tenue d’un référendum d’entreprise. Ce choix simplifie nettement le processus et permet de gagner du temps.
Ainsi, la DUE apparaît comme le moyen le plus simple et rapide pour instaurer un régime de protection sociale complémentaire. En effet, l’employeur est le seul décisionnaire. Si l’entreprise compte plus de 50 salariés, il devra toutefois consulter les instances de représentation du personnel (CSE), mais leur avis n’est que consultatif.
Autrement dit, il peut tout à fait choisir de signer son projet de DUE, même si leur avis n’y est pas favorable. Néanmoins, étant donné que la DUE doit nécessairement offrir des avantages supérieurs aux dispositions en vigueur (telles que les lois, conventions collectives, accords de branche, etc.) en faveur des salariés, elle tend généralement à être bien accueillie.
Le dirigeant dispose de latitude pour choisir :
- L’assureur ;
- Les niveaux de garanties ;
- Le montant des cotisations et le niveau de participation de l’employeur.
Bien entendu, cela ne le dispense pas de respecter les obligations prévues par la loi (sa participation à hauteur de 50% du montant des cotisations, notamment).
La décision unilatérale de l’employeur (DUE) s'impose-t-elle à tous les salariés de l’entreprise ?
En principe, la décision unilatérale de l’employeur s’applique à l’ensemble des salariés. Il n’est pas possible de refuser les dispositions incluses dans cet acte. Toutefois, il existe une exception lorsque la DUE concerne la mise en place d’une complémentaire santé dans l’entreprise.
Dans ce cas, les salariés présents dans l’entreprise avant la signature de la DUE ont la possibilité de refuser de cotiser à la complémentaire santé. C’est l’article 11 de la loi Evin qui pose ce fondement.
Cette option ne s’applique pas aux salariés arrivés après à la mise en place de la DUE. Ces derniers ont l’obligation de se conformer à l’acte et donc de cotiser à la mutuelle d’entreprise choisie par l’employeur, celle-ci faisant partie de leurs conditions d’embauche.
Comment rédiger une décision unilatérale de l’employeur (DUE) ?
Pour être valable, la décision unilatérale de l’employeur doit inclure plusieurs mentions obligatoires. Dans le cadre d’une DUE visant à instaurer une mutuelle d’entreprise, il faudra penser à préciser :
- les bénéficiaires du contrat de mutuelle : l’employeur doit notamment indiquer si l’ensemble des salariés bénéficiera des mêmes garanties ou si une distinction sera faite selon des critères objectifs (par exemple, les cadres et les non-cadres peuvent bénéficier de garanties différentes) ;
- les différents niveaux de garanties :
- les taux de remboursement ;
- le montant des cotisations mensuelles ;
- la participation financière de l’employeur ;
- la date à partir de laquelle la DUE est effective ;
- la durée de validité de la DUE.
À titre facultatif, la DUE peut préciser le nom de l’organisme assureur retenu. Il n’existe pas de formulaire officiel pour rédiger une DUE, mais le dirigeant ou le responsable RH doit s’assurer de renseigner tous les différents éléments de la liste ci-dessus. Il peut être utile de s’appuyer sur un modèle de DUE et / ou de s’entourer d’un professionnel, comme un avocat du droit du travail par exemple.
Vous souhaitez choisir des contrats de complémentaire santé différents selon que vos salariés soient cadres ou non ? Dans ce cas, il vous faudra rédiger deux DUE distinctes.
La principale difficulté de la DUE se trouve dans l’exigence de sa rédaction, c’est pourquoi chez Jaji nous vous proposons de vous épauler pour garantir la conformité de votre DUE. Au moment de l’intégration, vous aurez la possibilité de télécharger un modèle de lettre de DUE, de la personnaliser en trois clics, puis de l’envoyer à vos employés.
Qu’est-ce que l’obligation d’information dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE) ?
Pour qu’une DUE soit applicable, il ne suffit pas de rédiger un document conforme avec toutes les mentions légales que nous venons d’évoquer. Il faut également respecter une obligation d’information pour que les dispositions du contrat soient opposables aux bénéficiaires du régime.
Autrement dit, l’employeur doit porter à la connaissance de l’ensemble des salariés le contenu de sa décision. Il faut donc veiller à fournir à chaque collaborateur une copie écrite de la DUE.
Mais ce n’est pas tout. En cas de contrôle de l’URSSAF, il sera demandé à l’entreprise de fournir la preuve de la remise de la décision à chaque salarié. L’employeur ne peut donc pas se contenter de remettre la copie de la DUE de manière informelle.
Pour garder une trace de la remise, il est conseillé d’envoyer le document en recommandé avec accusé de réception ou de le remettre en main propre avec signature d’une liste d’émargement.
En tant qu’employeur, vous devez également envoyer un exemplaire de la décision à tous vos nouveaux salariés. En cas de manquement à l’obligation d’information la responsabilité de l’entreprise peut être engagée.
Concrètement, qu’est-ce que cela signifie ?
Tout simplement que les salariés pourront demander une indemnisation s’ils estiment avoir subi un préjudice du fait d’une mauvaise information concernant les garanties incluses dans le contrat. La conservation de la preuve de la remise de la DUE à chaque salarié permettra à l’employeur de se protéger contre toute contestation.
Prenons un exemple pour bien comprendre ce que cela implique.
💬 Exemple : un salarié a un accident pendant ses vacances en Italie. Il pensait que les frais d’hospitalisation à l’étranger étaient couverts par sa mutuelle d’entreprise. Or, mauvaise surprise… ce n’est pas le cas et il doit régler une facture importante à l’hôpital qui l’a pris en charge. S’il n’a reçu une information concernant la DUE, le salarié pourra tout à fait se retourner contre son employeur et lui demander une indemnisation.
Comment modifier une décision unilatérale de l'employeur (DUE) ?
Si la modification concerne un aspect non substantiel de la DUE, l’employeur peut y apporter des changements au moyen d’un avenant attaché à la DUE initiale. En revanche, si la modification porte sur un élément substantiel de la DUE, l’employeur est tenu de dénoncer la DUE existante et de rédiger une nouvelle version.
Comment mettre fin à une décision unilatérale de l’employeur (DUE) ?
Il peut arriver qu’une entreprise souhaite mettre fin à la décision unilatérale de l’employeur. C’est notamment le cas en cas de changement de contrat ou d’assureur. On parle alors de dénonciation de la DUE. Cette dénonciation peut uniquement être engagée par l’employeur. Les salariés ne peuvent en aucun cas décider de mettre un terme à la décision.
En théorie, l’employeur n’a pas besoin de justifier la cessation de la DUE. Il devra cependant respecter un préavis de 3 mois et en informer les représentants du personnel ainsi que chaque collaborateur, de manière individuelle.
La DUE visait à mettre en place une couverture santé ? Dans ce cas, l’employeur doit penser à la remplacer au plus vite. En effet, depuis le 1er janvier 2016, les complémentaires santé d’entreprise sont obligatoires pour l’ensemble des salariés. En cas de manquement à cette obligation, l’entreprise s’expose à de lourdes sanctions.
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